○新島村戸籍事務の取扱いに係る電子情報処理組織運営に関する規程

平成21年1月9日

規程第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、戸籍事務の取扱いに係る電子情報処理組織(以下「戸籍事務電子情報処理組織」という。)の適切な管理及び運営に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍事務電子情報処理組織 戸籍事務を取扱う電子計算機装置及び端末(プログラムを含む)をいう。

(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の媒体にて情報(データ)の記録されたものをいう。

(3) ドキュメント 操作手順書、プログラム説明書、システム設計書その他電算処理に必要な仕様書をいう。

(保護管理者の設置)

第3条 戸籍電子情報処理組織の適正な利用を図るため、民生課に戸籍事務電子情報処理組織保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、民生課長の職にある者をもって充てる。

3 保護管理者の職務は、次に掲げるとおりとする。

(1) 戸籍事務電子情報処理組織による電算処理システムの適正な管理に関すること。

(2) 戸籍事務電子情報処理組織による電算処理システムに伴うデータの適正な管理に関すること。

(3) 端末装置を操作する者(以下「端末装置取扱者」という。)の指名及び端末装置取扱者が当該端末装置により行う事務処理の範囲の指定に関すること。

(4) 戸籍事務電子情報処理組織の利用に係る職員の研修に関すること。

(端末装置管理者)

第4条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため端末装置管理者を指定するものとする。

2 端末装置管理者は、民生課長の職にある者をもって充てる。

3 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

4 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

(パスワードの管理)

第5条 保護管理者は、パスワードの設定、更新等の運用方法を定めて、厳重に管理しなければならない。

2 パスワードは、1年間を限度として変更し、前項指定の設定パスワードは解除し、使用できないものとする。

3 端末装置取扱者は、パスワードの入力に際して、パスワードが他人に知られることがないようにしなければならない。

4 保護管理者及び端末操作取扱者は、パスワードを第三者に漏らしてはならない。

(ファイル等の管理)

第6条 保護管理者は、次に掲げる事項について適正な管理及び保護に努めなければならない。

(1) 入出力帳票及び入出力媒体は、所定の場所に保管し、施錠を行うこと。

(2) 端末装置は、端末装置取扱者以外の者にデータを読み取られないように配置すること。

(3) データ及びプログラムの異常の有無について点検を行い、必要に応じて適切な処置を講ずること。

(4) 不用となった入出力帳票及び入出力媒体は、焼却、裁断その他データが復元できない方法により廃棄すること。

(ドキュメントの管理)

第7条 保護管理者はドキュメントを整備し所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。

2 ドキュメントを複写し、又は所定の場所から持ち出す場合は、保護管理者の承認を得なければならない。

(運転時間)

第8条 戸籍事務電子情報処理組織の運転時間は、原則として職員の勤務時間、休日、休暇等に関する条件に規定する勤務時間内とする。

2 前項の規定にかかわらず勤務時間内外に運転する必要が生じた場合は、保護管理者と協議の上、その承認を得なければならない。

(秘密保持)

第9条 戸籍事務電子情報処理組織を取扱う職員は、秘密保持に努めなければならない。

(指導研修)

第10条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。

(操作教育)

第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

附 則

この規程は、平成21年1月10日から施行する。

新島村戸籍事務の取扱いに係る電子情報処理組織運営に関する規程

平成21年1月9日 規程第1号

(平成21年1月9日施行)